Funzioni Dalla timbratura all'export, modulo per modulo
Nove moduli in tre gruppi: quelli che portano le ore sulla commessa, quelli che le trasformano in costi e quelli che decidono chi vede cosa. Per ognuno trovi cosa fa in pratica e, dove esiste, la pagina con il dettaglio.
In sintesi
Tre gruppi. Il primo raccoglie le ore: timbratura sulla commessa, ripartizione all'uscita, correzioni. Il secondo le traduce in costi: budget di commessa, indennità di trasferta con 6 modelli, note spese in 3 stati. Il terzo regola accessi e uscita dei dati: manager con 3 deleghe, report e 4 export Excel.
Gruppo 1 · Raccolta delle ore
Nascono già lì. Chi lavora apre timeloco dal telefono, sceglie la commessa e timbra; se in giornata ne tocca più d'una, prima di uscire assegna a ciascuna la sua quota. Le dimenticanze si sistemano con una richiesta approvata, così a fine mese nessuno ricostruisce 20 giornate a memoria.
Quattro modi, anche mescolati nella stessa azienda: posizione GPS, QR dinamico esposto in sede, pulsante Entra/Esci oppure ore inserite dopo, da approvare. Senza rete la timbratura resta sul telefono e parte quando la connessione torna.
Una giornata da 8 ore spesa su tre lavori diventa, per esempio, 5 + 2 + 1 ore. La divisione la fa chi ha lavorato, nel momento in cui chiude, e non l'ufficio con i ricordi della settimana.
Se attivi l'opzione, chi dimentica di timbrare l'uscita trova la sessione chiusa in automatico. La timbratura saltata si chiede indietro e, approvata, diventa una presenza calcolata con le vostre regole orarie. Le ore digitate a mano aspettano la conferma del responsabile.
Gruppo 2 · Costi di commessa
Tre. La scheda della commessa, con il budget in ore, mette il consumato accanto al previsto. L'indennità di trasferta si calcola dalle ore con uno dei 6 modelli, scelto per quella commessa. Le note spese partono con la foto della ricevuta e attraversano 3 stati fino al rimborso.
Ogni commessa ha cliente, codice, date e budget; le persone assegnate timbrano lì, ognuna con la sua modalità. «Progetto» si rinomina nel termine che usate. Il dettaglio è nella pagina ore per commessa e per cliente.
Importo fisso o a scaglioni, ore fisse o a scaglioni, percentuale, oppure un modello combinato. La regola si fissa commessa per commessa e l'importo esce dalle ore registrate, non da una stima. Esempi e conti nella pagina sulle indennità di trasferta.
Importo, categoria e foto dello scontrino partono dal telefono di chi ha speso. Il responsabile approva, l'amministrazione segna il rimborso come pagato: In attesa, Approvata, Pagata. In ogni momento sai quanto resta da restituire.
Gruppo 3 · Controllo ed export
Le vede chi ha il permesso: il capocommessa con le sue 3 deleghe su ore, documenti e comunicazioni, il titolare su tutte le commesse. I numeri escono dal report mensile, dalla vista settimanale con ore attese e scarto e da 4 export Excel con colonne dinamiche.
Ruoli costruiti su misura combinando più di 25 permessi distinti; al primo accesso timeloco propone ruoli già pensati per il tuo settore. Il capocommessa lavora sulla sua commessa senza entrare nelle altre.
Report del mese per dipendente e giorno, vista settimanale con lo scarto sulle ore attese, dettaglio giornaliero per sistemare le timbrature aperte. In Excel: per progetto, per dipendente, per dipendente in dettaglio e riepilogo del mese.
Avvisi in bacheca indirizzati anche alla sola squadra di una commessa, con conferma di presa visione. Notifiche push sul dispositivo e promemoria di timbratura a orari e giorni che scegli tu.
Moduli su misura
Sì: quasi tutte si accendono azienda per azienda. Uno studio tecnico di 10 persone può partire con commesse, ripartizione ed export e aggiungere note spese e trasferte il mese dopo. Il prezzo non cambia con i moduli: si paga chi registra ore, gli altri account sono gratuiti.
Formazione, reperibilità o ore di pioggia si registrano come categorie decise dall'azienda, ciascuna con il suo colore, le sue regole di inserimento e, se vuoi, un passaggio di approvazione.
Stesso prezzo per tutti i moduli
Prezzo finale: in fattura non si aggiunge IVA.
Il conto per squadre da 5 a 60 persone è nella pagina dei prezzi.
Il conto per intero
Da tre moduli per i costi del personale, da te per il resto. Nell'esempio, una manutenzione su tre sedi seguita da tre tecnici per un mese, timeloco fornisce ore, indennità e note spese; costo orario, materiali e importo del preventivo li aggiungi tu nel tuo foglio di calcolo.
Il budget era di 160 ore: ne restano 18, l'11%. Il costo di timeloco per i tre tecnici in quel mese: 3 × 9 € = 27 €.
| Ore registrate, dall'export per progetto | 142 h |
|---|---|
| Costo del lavoro: 142 h × 30 €/h | 4.260,00 € |
| Indennità di trasferta: 12 giornate da 15 € | 180,00 € |
| Note spese approvate, con ricevuta | 214,60 € |
| Materiali, dal tuo gestionale | 1.310,00 € |
| Costi diretti | 5.964,60 € |
| Importo da preventivo | 7.200,00 € |
| Margine diretto, 17,2% | 1.235,40 € |
Il confine
Niente fatture, niente contabilità analitica completa, niente magazzino: timeloco non è un ERP e non prova a esserlo. Non conosce il valore dei tuoi preventivi né il costo orario di ogni persona, che restano nei tuoi strumenti. Collegamenti diretti a un gestionale non sono fra le funzioni: i dati escono dai 4 export Excel.
I dubbi più comuni sono raccolti nelle domande frequenti; se le ore ti servono per documentare un progetto agevolato, c'è la guida al timesheet per il credito d'imposta R&S.
Domande sulle funzioni
Quattro domande tornano spesso: se il prezzo cambia con i moduli, se serve scaricare un'app, se le ore arrivano anche da dove il telefono non prende e se «progetto» si può chiamare in un altro modo. Le risposte stanno qui sotto, in meno di 60 parole ciascuna.
Sì. Il prezzo è uno solo e non dipende da quanti moduli accendi: commesse, trasferte, note spese, report ed export stanno tutti nei 9 € mensili per ogni persona che registra ore. Chi entra solo per approvare o consultare non si paga. Per provarlo hai 15 giorni di test su una commessa vera, senza dati di pagamento.
No. Si apre un link dal browser del telefono e si timbra. Chi preferisce può aggiungerlo alla schermata iniziale come un'app, con le notifiche push, senza passare da nessuno store. Anche il pannello dell'ufficio funziona nel browser, su computer o tablet, senza programmi da installare.
Sì. Senza rete la timbratura viene conservata nel telefono e inviata in automatico al ritorno del segnale: in quel momento il capocommessa la trova già sulla commessa giusta, e nessuno deve reinserirla. È il caso tipico di locali tecnici, scantinati e impianti fuori città.
Sì, il termine si rinomina: commessa, lavoro, cantiere o come lo chiamate voi. Cambia la parola, non il funzionamento: ogni voce conserva cliente, codice, date, budget, persone assegnate, documenti e regola di trasferta. Conviene farlo il primo giorno, prima di invitare la squadra.
Quella che oggi ti costa di più. Se le ore arrivano tardi, parti da commessa e ripartizione; se le trasferte si pagano a stima, aggiungi l'indennità. In 15 giorni gratuiti, senza carta, una commessa reale basta per vedere cosa cambia sul budget.